2026年4月1日起，流动人员人事档案的接收和转递手续须严格遵照《流动人员人事档案管理服务规定》（人社部发〔2021〕112号）等文件要求执行。很多创业老板和HR在员工入职、离职时，经常遇到档案问题：员工档案放在哪里？跨地区就业档案怎么转？员工自己拿着档案行不行？本文结合最新规定，一文讲清流动人员人事档案管理的核心要点。
一、什么是流动人员人事档案？哪些人属于流动人员？
流动人员人事档案，是指非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案，主要包括以下人员：
- 非公有制经济组织和社会组织聘用的人员；
- 辞职辞退、解除（终止）聘用合同或劳动关系的人员；
- 与用人单位解除或终止劳动（聘用）关系的人员；
- 自由职业或灵活就业的人员；
- 未就业的高校毕业生及中专毕业生；
- 其他流动人员。
简单来说，只要不是在机关、事业单位、国有企业等体制内单位就业的人员，其人事档案基本都属于流动人员人事档案，由各级公共就业和人才服务机构（档案管理服务机构）负责管理。
二、档案由哪里管理？跨地区就业档案放哪边？
根据《流动人员人事档案管理服务规定》第七条规定，跨地区就业创业流动人员的人事档案，可由以下两个地方之一管理：
- 户籍所在地的档案管理服务机构；
- 现工作单位所在地的档案管理服务机构。
也就是说，员工从A地到B地就业，档案既可以留在户籍地，也可以转到新工作单位所在地，由本人选择，HR不能强制要求员工必须转移档案。
三、档案转递怎么办理？转递渠道有哪些？
根据人社厅发〔2016〕75号文件规定，个人跨地区就业且按照有关规定办理入职手续后，其档案可在以下机构之间直接办理转递手续：
- 有人事档案管理权限的机关事业单位；
- 国有企业；
- 流动人员人事档案管理服务机构。
办理转递的具体流程为：
- 新单位出具调档函（或由档案管理服务机构开具调档函）；
- 原档案管理机构在收到调档函后，通过机要交通或专人送取方式转出档案；
- 档案到达新管理机构后，由接收方审核并办理存档手续。
注意：档案转递必须通过机要交通或专人送取，严禁个人自带档案。员工自己拿着档案报到，人才市场一般不予接收。
四、HR实操要点：入职离职档案怎么管？
1. 员工入职时
- 核实员工档案存放地点，确认档案是否在正规档案管理服务机构或单位保管；
- 对需要调档的员工（如办理退休、职称评审、政审等），及时开具调档函；
- 不得扣押员工档案，也不得要求员工自行携带档案。
2. 员工离职时
- 按约定在15日内办理档案和社会保险关系转移手续；
- 档案转移需通过机要渠道办理，不得交由员工个人携带；
- 档案转移手续办结前，不得以档案为由拖延办理离职手续。
3. 档案常见问题
- 档案在自己手里怎么办？应尽快联系户籍地或现工作地档案管理服务机构，咨询激活和托管流程，切勿私自拆封；
- 档案丢了怎么办？需由原单位或相关部门协助补办，涉及学籍档案的还需联系毕业院校；
- 档案和社保关系必须一起转吗？不必强制同步，但建议在办理入职时一并理顺，避免影响后续退休待遇核定。
五、企业注意事项
对企业而言，规范管理员工人事档案，既是对员工权益的保障，也是企业合规经营的一部分。建议企业：
- 建立员工档案台账，记录档案存放机构及联系方式；
- 员工档案未转入的，明确告知其办理路径，协助开具调档函；
- 涉及职称评审、社保补贴申领、退休办理等事项时，提前提醒员工确认档案材料齐全。
自2026年4月1日起，各单位及个人办理流动人员人事档案接收和转递手续时，须严格遵照上述文件规定执行。如有疑问，可咨询当地公共就业和人才服务机构。
政策来源：《中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门关于印发〈流动人员人事档案管理服务规定〉的通知》（人社部发〔2021〕112号）；《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）
