2026年5月起，社保缴费工资申报规则发生重大变化。从北京、上海到河南、江苏、湖南、湖北、安徽，全国多个省市同步落地新规：用人单位申报的社保缴费工资，必须经职工本人亲笔签字确认，再也不能由企业单方面随意填报基数了。这一变化直接影响每一位职工的社保权益，也给企业HR和财务带来了全新的合规要求。以下为您详细解读。
一、新规出台背景：职工签字确认从”建议”变”必须”
长期以来，部分用人单位在社保缴费工资申报上存在”就低不就高”的惯性操作——不论员工实际工资高低，统一按最低缴费基数申报，员工的绩效、奖金、加班费等收入统统不纳入统计。这种做法虽然降低了企业用工成本，却严重损害了职工的社保权益，导致员工退休后养老金缩水。
2026年4月，人社部发布新规，明确要求2026年度社保缴费工资申报必须经员工本人签字确认。5月1日起，上海、河南、江苏、湖南、湖北、安徽等多个省市税务部门相继发文落实，企业再也无法在员工不知情的情况下擅自调低社保基数。
二、核心变化一：必须按职工实际工资全额申报
新规明确，社保缴费工资应以职工上一年度月平均工资总额为基数，具体包括：
- 基本工资
- 绩效工资
- 奖金、津贴、补贴
- 加班费
- 提成、业务佣金
- 年终奖（按月均摊后计入）
也就是说，所有货币性收入都应纳入申报基数，而非仅仅按基本工资或最低缴费基数填报。新入职员工则以起薪当月按全月计算的工资收入为基数进行申报。
三、核心变化二：职工必须本人签字确认，材料留存5年
这是本次新规最核心的变化。具体要求如下：
1. 本人亲笔签字，不能代签
用人单位填报的缴费工资基数，须由职工本人亲笔签字确认，不得由他人代签，更不得伪造。一旦查出，企业将承担相应法律责任。
2. 加盖单位公章，存档备查
签字确认材料须加盖用人单位公章，至少留存5年备查。期间，税务部门和人社部门可随时调阅。
3. 湖南特殊规定：基数下调需窗口办理
湖南省明确，用人单位如需下调缴费工资基数，必须前往税务局窗口办理，并提供完整的工资表、银行流水、个人所得税完税记录等证明材料。这意味着，想给员工”降基数”的操作空间已被大幅压缩。
4. 湖北明确：同一员工各险种基数必须一致
湖北省规定，同一员工在养老、医疗、工伤、失业等各险种中使用的缴费基数必须统一，不能出现不同险种使用不同基数的情况。
四、核心变化三：逾期不申报后果严重
各地均设定了明确的申报截止时间，用人单位务必在规定期限内完成申报：
- 上海：2026年5月1日至6月25日
- 河南：2026年5月1日至6月26日
- 江苏（含常州等）：2026年1月11日至5月25日
逾期未申报的，税务机关将按照有关规定，直接核定缴费基数。值得注意的是，一旦由税务部门核定，基数往往偏高，且单位需补缴本金并缴纳滞纳金，企业将承担更大经济压力。湖南还明确，未按期申报缴费工资的用人单位，须依据《中华人民共和国社会保险法》有关规定缴纳滞纳金。
五、灵活就业人员同样需注意
新规不仅影响单位职工，灵活就业人员的缴费基数确定方式也有调整。灵活就业人员同样需要按实际收入申报缴费工资，并按时完成申报，否则同样面临基数被税务部门强制核定的情况。
六、申报渠道：线上线下均可办理
线上渠道
- 社保费管理客户端：登录后选择【缴费工资申报】-【年度缴费工资申报】模块，下载参保员工信息，录入新缴费工资后批量导入提交。
- 电子税务局：依次点击【地方特色】-【社保业务】-【单位社保费】-【年度缴费工资申报】。
线下渠道
用人单位也可携带相关材料，前往办税服务厅现场办理年度缴费工资申报。
七、企业必须做好的四件事
面对新规落地，用人单位应重点关注以下四点：
1. 如实核算每位员工的年度月平均工资
HR和财务需提前整理员工2025年度全部货币性收入明细，准确计算月均工资总额，避免因计算错误导致申报数据不实。
2. 尽快组织职工完成签字确认
尚未完成职工签字确认的企业，应立即着手准备签字材料，在申报截止前完成全部确认流程。
3. 妥善保管签字材料，留存备查
签字确认材料须加盖公章，留存时间不少于5年，建议同步做好电子存档。
4. 虚假申报将承担法律责任
新规实施后，如发现企业存在少报、漏报、瞒报等虚假申报行为，税务部门和人社部门将依法追究责任，企业面临补缴、滞纳金乃至更严重的法律后果。
八、员工如何保护自身社保权益
对于广大职工来说，这一新规是重大利好。以往，部分企业按最低基数申报社保，员工到手的”账面工资”看起来不少，但实际积累的社保权益却大打折扣。新规落地后，职工有以下权利需要知晓：
- 知情权：有权知晓自己的社保缴费工资基数是如何计算的。
- 确认权：缴费工资必须经本人签字确认，未经本人同意不得擅自申报。
- 监督权：有权要求单位公示社保缴费明细，发现问题可向税务部门或人社部门反映。
2026年5月起，社保缴费工资申报”职工本人签字”制度已在全国多省全面落地。这标志着社保合规监管从”事后抽查”向”事前确认”转变，对于规范企业用工行为、保障职工社保权益具有重要意义。企业和职工均应高度重视，确保申报合规、权益有保障。
